「受付業務を無人化したいけれど、どのシステムが最適かわからない。」
「導入のコストや手順について知りたい。」
「無人化によって業務効率化やコスト削減を実現したい。」
このようにお考えではないでしょうか？
受付業務の無人化には「タブレット型」「ロボット型」「遠隔操作型」など、さまざまな選択肢があります。
それぞれに特徴があり、業務内容や企業の規模に応じた最適なシステムを選ぶことが重要です。
本記事では、上記の内容を解説するとともに、以下のトピックについても詳しく解説します。
- 受付無人化システムの種類と選び方
- 導入のメリットとデメリット
- 導入手順と初期費用の目安
さらに記事後半では、スマートな無人販売システムとして注目されている「スマリテ」の活用方法も取り上げています。
ぜひ最後までご覧ください。
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受付無人化とは？基本の仕組みと導入の背景
受付無人化は、従来の人手による受付業務を、システム化やデバイス化する取り組みです。
これにより、企業は受付担当者の負担を削減し、訪問者は効率的で快適なサービスを受けられます。
例えば、訪問者が事前にオンラインで予約情報を入力できるシステムや、到着時にタブレットを利用して迅速に登録できる仕組みが一般的です。
受付無人化が増加している背景
受付無人化が普及している背景には、深刻な労働力不足が挙げられます。
多くの企業で、人材採用コストの上昇や必要なスタッフの確保が早急な課題となっています。
また、新型コロナウイルス感染症の影響で、非接触型の受付対応が求められるようになりました。
加えて、以下の要因も受付無人化の普及を後押ししています。
- 総務業務の効率化: 電話の取次や来客対応などの業務負担を軽減し、総務部門がコア業務に集中できる環境を整えるため。
- ABW（Activity Based Working）やフリーアドレスの導入: 社員の座席が固定されない働き方に対応し、担当者への迅速な来客通知を可能にする必要性。
- 固定電話の廃止: オフィスの固定電話を撤廃し、直接担当者に連絡が取れる仕組みを構築する動きが進んでいるため。
- オフィス統合時の課題解消: 複数の関連企業が同居するオフィスでの受付業務の効率化や、来客対応の円滑化を図るため。
このように、コスト削減、安全性向上、業務効率化という複数の観点から、受付無人化の需要が高まっています。
無人化受付システムの基本機能
無人化受付システムは以下の基本機能を備えています。
| 訪問者登録と管理 | 来訪者がタブレット端末で名前や訪問先を入力し、迅速にチェックイン可能 |
| 通知機能 | 訪問者の到着情報を、メールやアプリ通知で担当者に即時伝達 |
| 本人認証機能 | 顔認証やQRコードスキャンを活用し、高いセキュリティで来訪者を確認 |
| スケジュール管理との連携 | 事前予約情報を基に、訪問予定時間に合わせた対応が可能 |
| 多言語対応 | 英語、中国語など、複数の言語をサポートし、外国人訪問者への対応もスムーズに可 |
これらの機能は、訪問者にはストレスフリーな体験を提供し、企業にとっては業務効率化と高いセキュリティの両立を実現します。
受付無人化を提供する主なシステム
この章では、具体的なシステムをご紹介します。
各システムが持つ特性や利用例も交えて解説していきます。
RECEPTIONIST
| 機能 | ビジネスチャット連携 完全タッチレス受付 入退館記録管理 ゲート・電子錠連携 会議室予約システム連携 |
|---|---|
| 料金 | 初期費用：0円 月額料金：5,000円～ |
RECEPTIONISTは、SlackやMicrosoft Teamsなどのビジネスチャットツールと連携する受付システムで、特に中規模から大規模オフィスでの利用が進んでいます。
例えば、来訪者がタブレットで名前や訪問先を入力すると、担当者に即時通知が届き、チャットツール上で確認と対応が可能です。
また、このシステムを導入することで、900時間/年の時間コスト削減した導入事例が紹介されています。
これにより、受付業務の効率化とセキュリティ強化が同時に実現できます。
ラクネコ
| 機能 | QRコード受付 名刺撮影入力 手書き入力 チャットツール通知 電話・SMS通知 |
|---|---|
| 料金 | 月額料金：5,000円～ |
ラクネコは、iPadを活用したシンプルな受付システムで、来訪者の受付から担当者への通知までを自動化します。
導入実績1000社以上を誇り、さまざまな企業へ幅広く導入。
月額5,000円（税込）から利用可能で、初期費用は不要。GoogleカレンダーやOutlookとの連携機能も備えています。
名刺撮影や手書き入力など、多様な受付方法で、あらゆるオフィスのニーズに柔軟に対応します。
moreReception
| 機能 | 簡単受付 来訪通知 受付情報管理 セキュリティゲート連携 |
|---|---|
| 料金 | 要問合せ |
moreReceptionは、日本語・英語対応の無人受付システムです。
タッチパネル操作やQRコードによる受付、入館カードの発行など、多様な受付方法に対応しています。
システムには音声ガイダンス機能や待受画面のカスタマイズ機能が搭載され、来訪通知は内線電話、メール、専用アプリ、Microsoft Teams、SMSなど多彩な方法で受け取ることができます。
セキュリティゲートと連携することで、スムーズな入退館管理も実現可能です。
Acall
| 機能 | 会議室チェックイン スポットチェックイン ゲートチェックイン リモートワークサポート マルチテナント |
|---|---|
| 料金 | 要問合せ |
Acallは、iPadを活用した多機能受付システムです。
来訪者がiPadで受付を行うと、担当者へSlackなどのビジネスチャットツールを通じて直接通知が送られ、スムーズな来客対応が可能になります。
7,000社以上の導入実績があり,来訪記録のデジタル化やセキュリティゲートとの連携により、効率的で安全なオフィス運営を実現します。
Smart at reception
| 機能 | iPadを利用した受付 クラウド上でデータ一括管理 QRコード受付 入館証印刷機能 |
|---|---|
| 料金 | 月額料金：20,000円～ |
Smart at receptionも、iPadを活用した無人受付システムです。
管理画面から企業ロゴや商品画像を組み込んだオリジナルの待ち受け画面を設定できるなど、柔軟なカスタマイズ機能を備えています。
クラウド上でデータを管理しているため、複数拠点の来訪者データを一括管理することができます。
また、Office365やG Suiteなどのカレンダーとの連携や、チャットツールとの連携など、多様な通知設定が可能です。
受付業務を無人化する4つのメリット
受付業務の無人化には、効率化やコスト削減、セキュリティの強化、感染症対策、顧客体験の向上といった多くのメリットがあります。
受付業務の効率化と人件費削減
無人受付システムは、受付業務の大幅な効率化を可能にします。
来訪者がタブレットやスマートフォンで情報を入力し、簡単にチェックインできるため、受付スタッフの手作業が不要に。
また、来訪履歴やデータは自動的に保存されるため、記録管理や報告書作成の手間も削減が可能です。
undefinedの大幅なコスト削減からも分かるように、経費削減の強力な手段となっています。
セキュリティ強化による安心感
顔認証やQRコードスキャンを利用した無人受付システムは、施設のセキュリティを強化します。
これらの機能により、不審者の侵入を防ぎ、訪問者情報を正確に管理できます。
緊急時には、クラウドに保存された来訪履歴を基に迅速な対応も可能です。
特に、医療機関や金融機関のように高度なセキュリティが求められる施設では、来訪者の履歴データを可視化することで、安全性を維持しながら業務効率も向上しています。
この結果、セキュリティ面での信頼性が高まり、安心感を提供できるでしょう。
感染症対策の強化
非接触型の無人受付システムは、訪問者とスタッフが直接接触する必要がないため、感染リスクの軽減に効果的です。
例えば、有人受付の場合、受付スタッフが来訪者の身元確認や記帳を手伝う際にどうしても接触が発生しやすくなるでしょう。
一方で、無人受付ではタブレット端末やQRコードを活用することで、接触の必要がなくなります。
また、QRコード受付では最短5秒で受付が完了するため、有人受付に比べて待ち時間が大幅に短縮されます。
これにより、受付前での人の密集を防ぎ、感染リスクをさらに低減することが可能です。
顧客体験の向上
無人受付システムは、訪問者にスムーズな受付体験を提供します。
なぜなら、オンライン予約やQRコードを活用した受付プロセスにより、従来の有人受付に比べて効率的に受付を完了できる仕組みが整っているからです。
例えば、オンライン予約機能を利用すれば事前に必要な情報を入力しておくことができ、受付時に煩雑な手続きを省くことが可能です。
また、QRコードを使用した受付機能により、到着後すぐにスキャンするだけで受付が完了し、待ち時間を最小限に抑えられます。
さらに、企業ロゴや受付の雰囲気にマッチする専用デザインを作成できる機能も備わっており、企業イメージを効果的に演出することもできます。
加えて、動画再生機能を活用すれば、自社CMやプロモーション映像を流すことで、訪問者に対して企業アピールの機会としても活用できる点が魅力です。
動画再生機能を活用すれば、自社CMやプロモーション映像を流すことで、企業アピールの機会としても活用できます。
受付業務を無人化する3つのデメリット
受付業務の無人化にはメリットが多い一方で、初期費用やシステムトラブル、対人対応に関する課題も存在します。
それぞれについて解説します。
初期費用とランニングコストの負担
無人受付システムの導入には、初期費用や運用費が必要です。
例えば、初期費用としてはシステムの種類や機能によって異なり、タブレット型では数万円から、ロボット型では数百万円と幅広い価格帯があります。
加えて、運用にかかる月額費用は数千円から数万円程度となるケースが一般的です。
しかし、費用負担を軽減する方法もあります。
既存のタブレットを活用する場合や、サブスクリプションサービスを利用することで、初期費用を抑えることが可能です。
導入前には必要な機能を明確にし、複数の業者を比較検討することが重要です。
これにより、自社に最適なコストバランスを見つけることができます。
システムトラブルのリスク
システムトラブルは、受付業務全体を一時的に停止させる原因となります。
なぜなら、訪問者への対応が大幅に遅れる可能性があるほか、ハードウェアや通信インフラに問題が発生するとシステムが動作不能になり、受付手続きそのものが進行できなくなるリスクがあるためです。
また、ソフトウェアの不具合が生じた場合には、受付データの紛失や誤作動が起こり、業務が混乱する恐れもあります。
このようなトラブルを防ぐには、信頼性の高いシステムを選択するとともに、定期的なメンテナンスや迅速なサポート体制を確保することが不可欠です。
また、バックアップ手段を用意することで、トラブル時の影響を最小限に抑えることができます。
対人を好む利用客への対応
無人受付システムは効率的な運営を可能にする一方で、高齢者やデジタル機器に不慣れな方々への配慮が必要です。
特に、対面でのコミュニケーションを好む利用者に対しては、音声認識技術を活用した直感的な操作方法の提供や、ワンクリックで担当者と繋がる仕組みの導入が有効です。
また、デジタルリテラシー向上のための教育プログラムを提供し、専門スタッフによるサポート体制を整備することで、誰もが安心して利用できる環境を作ることが重要です。
システムの導入時には、利用者の特性に合わせた柔軟な対応を心がけ、必要に応じて有人対応との併用を検討することが望ましいでしょう。
無人化受付システムの種類
無人化受付システムは、業務内容や規模に応じて選べる複数のタイプが存在します。
この章では、タブレット型、ロボット型、遠隔操作型の3種類を詳しく解説します。
タブレット型―小規模オフィス向け
タブレット型受付システムは、iPadなどの端末にアプリをインストールするだけで利用できるため、小規模オフィスでも手軽に導入できます。
来訪者はタッチパネル操作で簡単に受付手続きを行え、担当者への連絡も自動で行われます。
また、SlackやMicrosoft Teamsなど一般的なビジネスツールと連携可能で、既存の業務フローを活かしながら受付業務の効率化が期待できます。。
専用機器が不要でコストを抑えられる点も、スタートアップ企業などに支持されています。
ロボット型―先進的な企業向け
ロボット型受付システムは、AIを活用した顔認証や音声認識機能を搭載し、来訪者との自然な対話を実現する先進的なシステムです。
24時間365日稼働可能で、日本語をはじめ英語、中国語、韓国語にも対応し、グローバルな受付業務を自動化できます。
来訪者の情報を事前に登録することで本人確認を自動で行い、待機時間を短縮するなど、企業と来訪者双方の負担を軽減します。
受付にロボットが設置されることで企業に先進的なイメージを与え、ブランド価値の向上にも貢献します。
遠隔操作型―複数拠点管理に最適
遠隔接客システムは、複数拠点を持つ企業の受付業務を効率化する最適なソリューションです。
クラウドベースのシステムにより、離れた場所からでもリアルタイムで来訪者情報を管理・対応することができます。
AIやバーチャルアバターを活用した接客に加え、14カ国語に対応した多言語サービスも提供。
さらに、時間帯によって受付システムと案内表示を自動で切り替えられる柔軟な運用も特徴です。
これにより、人件費の削減と業務効率の向上を同時に実現できます。
無人化受付システムの導入にかかる費用はどれくらい？
無人受付システムの導入費用は、選択するシステムの種類や規模によって大きく異なります。
最も手頃なタブレット型システムは、初期費用0円で提供されるサービスが多く、月額利用料も3,000円～5,000円程度からスタートできます。
一方、ロボット型は約20万円～500万円、顔認証型や音声認識型は約500万円～1,000万円程度の初期投資が必要となります。
システム費用の内訳としては、ハードウェア費用、ソフトウェア費用（受付システムソフトウェア、オプション機能）、導入費用（システム導入作業、データ移行、設定作業）、保守費用（バージョンアップ、メンテナンス）が含まれます。
また、ランニングコストとして、システム利用料、サーバー利用料、通信費、サポート費用などが発生します。
費用を抑えるポイントとしては、既存のタブレット端末の活用や、必要な機能に絞った導入、複数業者の比較検討、サブスクリプションサービスの利用などが挙げられます。
導入を検討する際は、将来的な拡張性やサポート体制も考慮に入れ、自社の規模や利用目的を明確にし、必要な機能を見極めることが重要です。
無人化受付システムの導入手順
無人化受付システムをスムーズに導入するためには、計画の立案、システム選定と設置、従業員トレーニングが重要です。
ここでは、それぞれのステップについて解説します。
導入計画の立案と事前準備
システム導入を成功させるには、まず明確な目的と具体的な数値目標を設定することが重要です。
導入前に業務フローを可視化し、現状の課題を整理した上で、改善すべきポイントを特定します。
また、プロジェクトチームを結成し、決裁者、現場責任者、プロジェクトリーダーなど、それぞれの役割を明確にする必要があります。
さらに、ネットワーク環境などの技術的な要件を確認し、必要に応じて事前に整備することで、導入後のトラブルを防ぐことができます。
これらの準備を計画的に進めることで、効果的なシステム導入が実現できます。
システム選定と設置プロセス
システム選定では、まず自社の業務課題を明確化し、具体的な要件定義を行うことが重要です。
選定時には、必要な機能の優先順位付けだけでなく、導入後のサポート体制やカスタマイズの可能性も考慮に入れます。
導入プロセスでは、経営層と現場の双方の意見を取り入れながら、ベンダーと綿密な導入計画を立案します。
設置後は十分なテスト期間を設け、段階的な運用を通じて不具合の解消と業務フローの最適化を図ります。
これにより、円滑なシステム導入と効果的な業務改善を実現できます。
従業員への運用トレーニング
システム導入後の従業員トレーニングでは、操作方法の習得だけでなく、業務プロセス全体の理解を深めることが重要です。
効果的なトレーニングには、マニュアル、実践的なOJT、eラーニングなど、複数の学習手段を組み合わせることが推奨されます。
スターバックスでは、OJT70%、メンターからのフィードバック20%、eラーニング10%という比率で体系的なトレーニングを実施し、高品質なサービス提供を実現しています。
無人受付をさらに便利にする無人販売システム「スマリテ」
無人販売システム「スマリテ」は、無人受付システムと連携することで、訪問者や従業員にさらなる利便性を提供します。
この仕組みは、業務効率を高め、利便性向上に寄与しています。
「スマリテ」は、タブレット操作を通じてキャッシュレス決済が可能であり、利用者は非接触で安全に買い物を完了できます。
具体的には、画面上で商品を選択し、QRコード決済やICカードによる支払いが行えます。
また、在庫管理機能により、販売データをクラウドで一元管理でき、在庫の適正化や補充計画の自動化が可能です。
企業は業務負担を軽減しつつ、受付業務と販売サービスを統合することで、全体的な生産性向上が期待できます。
興味のある方は、「スマリテ」も併せて検討してみてください。
まとめ
本記事では、受付業務無人化システムの選び方や具体例、導入手順を詳しく解説しました。
それでは、記事の要点を振り返ってみましょう。
- 受付無人化とは、受付業務をシステム化することで人手を削減し、効率化を実現する方法です。
- 無人受付システムには、RECEPTIONIST、ラクネコ、moreReception、Acall、Smart at reception など多くの選択肢があります。
- 受付業務を無人化するメリットは、業務効率化や人件費削減、セキュリティ強化、感染症対策、顧客体験の向上などです。
- デメリットとしては、初期費用やランニングコストの負担、システムトラブルのリスク、対人対応を好む顧客への対応などがあります。
- システムにはタブレット型、ロボット型、遠隔操作型などがあり、オフィスの規模や目的に応じて選択可能です。
- 導入には、計画の立案からシステム選定、設置、従業員トレーニングが必要です。
- 費用は初期費用数十万円から、ランニングコストはシステムごとに異なります。
- 無人受付をさらに便利にするためのシステムとして「スマリテ」が注目されています。「スマリテ」は無人小売業を支える基幹システムで、無人受付との相乗効果がみこめる。
本記事を参考に、受付業務の無人化を検討し、効率的かつ効果的な運用を目指してください。
